Cara Membuat Tanda Tangan Digital di PDF: Dua Jalur, dan Kapan Bedanya Penting

Cara membuat tanda tangan digital di PDF ada dua jalur, dan dua-duanya sah menurut hukum Indonesia. Jalur gratis: buka berkasnya di pembaca PDF, bubuhkan tanda tangan, simpan sebagai berkas baru — dua menit. Jalur tersertifikasi lewat penyedia yang terdaftar di Komdigi: sekali pendaftaran identitas sekitar 15 menit, lalu Rp0 untuk kuota terbatas sampai Rp54.000 per bulan. Bedanya baru terasa kalau dokumen itu suatu hari dipersoalkan orang. Semua aturan, daftar penyedia dan angka di bawah dibaca dari sumber resmi pada 3 Oktober 2026.

Yang membuat orang ragu biasanya bukan caranya. Caranya mudah. Yang membingungkan: mana yang dianggap sah kalau sampai masuk meja pengacara.

Dua jenis tanda tangan elektronik menurut hukum Indonesia

Aturan mainnya ada di PP 71/2019. Pasal 60 ayat (2) membagi tanda tangan elektronik menjadi dua: tersertifikasi dan tidak tersertifikasi. Keduanya diakui. Penjelasan pasal yang sama menyebut bedanya dengan kalimat yang pendek tapi menentukan — jenisnya berpengaruh terhadap kekuatan nilai pembuktian.

Satu catatan yang sering terlewat: kalau tanda tangannya mewakili badan usaha, bukan pribadi, PP 71/2019 Pasal 59 ayat (2) menyebutnya segel elektronik. Beda nama, beda pula yang didaftarkan — perusahaan, bukan orang. Kalau Anda sedang menyusun aturan internal soal siapa boleh menandatangani apa, itu pekerjaan tata kelola, bukan pekerjaan teknis, dan biasanya lebih cepat selesai kalau dibahas bersama konsultan IT Sidoarjo sekalian dengan bagian legal.

Cara membuat tanda tangan digital di PDF, langkah demi langkah

Jalur gratis dulu, karena ini yang dipakai sehari-hari untuk surat jalan, berita acara dan dokumen internal.

1. Buka berkasnya di pembaca PDF. Acrobat Reader di Windows, Preview di Mac, atau pembaca bawaan ponsel. Semuanya sudah punya fiturnya tanpa biaya tambahan.
2. Cari menu tanda tangan. Di Acrobat Reader namanya Fill & Sign; di Preview letaknya di ikon markup.
3. Buat tanda tangannya sekali saja. Bisa digambar pakai trackpad, difoto dari kertas, atau diketik lalu dipilihkan jenis hurufnya. Setelah tersimpan, bisa dipakai ulang.
4. Simpan sebagai berkas baru. Jangan menimpa yang asli. Simpan versi bertanda tangan terpisah supaya urutan revisinya masih bisa ditelusuri.

Yang tersertifikasi perlu persiapan, tapi hanya sekali di awal.

1. Pilih penyedia dari daftar resmi. Daftarnya ada di tte.komdigi.go.id, bagian Daftar PSrE. Per 3 Oktober 2026 ada sebelas nama di sana.
2. Daftar dan verifikasi identitas. Perlu KTP, swafoto, dan umumnya perekaman wajah singkat. Ini bagian yang memakan waktu, sekitar 10–15 menit, dan hanya dilakukan sekali.
3. Unggah PDF-nya, lalu tentukan letak tanda tangan. Kalau penanda tangannya lebih dari satu, sistem mengirim tautan ke masing-masing orang dan menunggu semuanya selesai.
4. Unduh hasilnya beserta bukti verifikasinya. Berkas yang turun sudah membawa sertifikat elektronik di dalamnya. Itulah yang dibaca pemeriksa nanti, bukan gambar tanda tangannya.

Siapa yang boleh menerbitkan sertifikat elektronik di Indonesia

Indonesia memakai prinsip satu induk: setiap penyelenggara harus diakui menteri dan berinduk pada PSrE induk yang dikelola pemerintah. Artinya daftarnya tertutup dan pendek. Ini isinya saat dicek.

Kalau Anda menerima dokumen dan ragu tanda tangannya asli atau tidak, Komdigi menyediakan alat periksa berkas di tte.komdigi.go.id/verifyPDF. Unggah PDF-nya, hasilnya menyebut siapa penerbit sertifikatnya. Kebiasaan memeriksa seperti ini murah dan jarang dilakukan, padahal pemalsuan dokumen perusahaan sekarang jauh lebih sering lewat berkas daripada lewat sistem — bagian dari hal yang kami periksa saat menangani keamanan siber untuk klien.

Enam syarat yang membuat tanda tangan elektronik sah

UU ITE Pasal 11 ayat (1) menyebut enam syarat, dan penjelasannya menegaskan ini persyaratan minimum — bukan daftar yang boleh dipilih sebagian. PP 71/2019 Pasal 59 ayat (3) mengulang isinya persis. Diterjemahkan ke bahasa sehari-hari:

1. Data pembuat tanda tangannya hanya terkait pada orang yang menandatangani.
2. Saat dokumen ditandatangani, data itu hanya ada dalam kuasa orang tersebut.
3. Setiap perubahan pada tanda tangannya setelah itu dapat diketahui.
4. Setiap perubahan pada dokumen yang terkait dengannya juga dapat diketahui.
5. Ada cara tertentu untuk memastikan siapa penanda tangannya.
6. Ada cara tertentu untuk menunjukkan bahwa ia memang menyetujui isinya.

Baca ulang syarat ketiga dan keempat sambil membayangkan gambar tanda tangan yang ditempel di PDF. Gambar itu tidak menolak apa pun. Siapa saja yang membuka berkasnya bisa mengganti angka di dalamnya, menyimpan ulang, dan tanda tangannya tetap terlihat utuh. Jalur tersertifikasi menutup celah itu karena isi dokumen ikut dikunci ke sertifikatnya; begitu satu huruf berubah, pemeriksaan gagal.

Jadi dokumen yang mana yang perlu jalur tersertifikasi

Menurut pengalaman kami, sebagian besar dokumen harian perusahaan tidak perlu. Surat jalan, memo internal, berita acara rapat — cukup jalur gratis, dan memaksakan yang tersertifikasi untuk semuanya hanya menambah pekerjaan. Yang perlu jalur tersertifikasi ada empat jenis: perjanjian kerja sama dengan pihak luar, dokumen yang dibawa ke bank atau asuransi, berita acara serah terima proyek, dan apa pun yang kemungkinan besar dibaca orang yang tidak mempercayai Anda.

Jalur tersertifikasi punya ongkos yang jarang disebut penjualnya: lawan bicara Anda juga harus mendaftar dan menyerahkan data identitas. Satu kontraktor di Candi, Sidoarjo, batal memakainya untuk dua belas vendor kecil karena lima di antaranya menolak mengunggah KTP ke aplikasi yang belum pernah mereka dengar. Ongkos kurir yang mau dihemat waktu itu Rp30.000 sekali kirim dengan tunggu tiga hari, jadi tidak jadi hemat juga. Mereka akhirnya memakai jalur tersertifikasi hanya untuk kontrak induk, dan jalur gratis untuk surat perintah kerja turunannya. Itu kompromi yang masuk akal.

Kalau tanda tangannya mau dipasang di dalam sistem sendiri — misalnya tombol "setujui" di aplikasi persetujuan pembelian yang langsung menerbitkan PDF bertanda tangan — hampir semua penyedia pada daftar di atas membuka antarmuka programnya. Pekerjaan itu biasanya dua sampai empat minggu, dan lebih aman dikerjakan bersama software house yang pernah memasangnya, karena bagian yang sering salah bukan pemasangannya melainkan penyimpanan kunci dan pencatatan jejaknya.