Cara Membeli dan Memakai e-Meterai: Dokumen Mana yang Wajib dan Mana yang Tidak

Cara membeli dan memakai e-Meterai sebenarnya pendek: daftar akun di salah satu dari lima portal resmi, beli kuota seharga Rp10.000 per keping, lalu bubuhkan dokumennya lewat portal yang sama. Yang bikin repot bukan langkahnya. Yang bikin repot dua hal di sekitarnya — dokumen mana yang sebenarnya wajib dibubuhi, dan kenapa meterai yang ditempel sebagai gambar dianggap tidak pernah ada.

Soal kedua itu yang paling mahal. PMK 78 Tahun 2024 menyebut pembayaran bea meterai baru sah kalau pembubuhannya lewat Sistem Meterai Elektronik dan hasilnya membawa kode unik. Kalau tidak, dokumennya "dianggap tidak dibubuhi Meterai". Bukan kurang sah. Dianggap tidak ada.

Semua aturan, nama portal, dan batasan teknis di bawah dibaca langsung dari sumber resminya pada 16 Oktober 2026: pajak.go.id, siaran pers Peruri, dan panduan pengguna di e-meterai.co.id.

Dokumen mana yang wajib dibubuhi, dan mana yang tidak

Kesalahan yang lebih sering kami temui bukan kurang membubuhi, tapi kebanyakan. Daftar objek bea meterai itu tertutup — kalau dokumen Anda tidak ada di dalamnya, meterainya cuma biaya.

Yang kena, menurut Pasal 3 UU Nomor 10 Tahun 2020 sebagaimana dirangkum DJP: surat perjanjian, surat keterangan, surat pernyataan dan sejenisnya beserta rangkapnya; akta notaris dan akta PPAT beserta salinan dan kutipannya; surat berharga serta dokumen transaksinya; dokumen lelang; dan dokumen yang dipakai sebagai alat bukti di pengadilan.

Ada satu kategori lagi yang paling sering disalahpahami: dokumen yang menyatakan jumlah uang lebih dari Rp5.000.000 yang menyebutkan penerimaan uang atau mengakui pelunasan utang. Batas Rp5 juta itu hanya berlaku untuk kategori ini. Surat perjanjian tetap kena meterai berapa pun nilainya — termasuk perjanjian kerja sama yang tidak menyebut angka sama sekali.

Dan ini daftar yang bisa langsung Anda coret, karena DJP menyebutnya bukan objek bea meterai:

• Segala bentuk ijazah.
• Tanda terima pembayaran gaji, uang tunggu, pensiun, tunjangan, dan pembayaran lain yang berkaitan dengan hubungan kerja.
• Dokumen lalu lintas orang dan barang: surat angkutan penumpang dan barang, konosemen, surat penyimpanan barang, serta bukti pengiriman dan penerimaan barang.
• Tanda penerimaan uang yang dibuat untuk keperluan intern organisasi.
• Surat gadai, dan kuitansi untuk semua jenis pajak.

Baris ketiga itu biasanya yang paling melegakan. Distributor di Sidoarjo yang menerbitkan ratusan surat jalan dan tanda terima barang setiap minggu tidak perlu membubuhi satu pun dari itu. Yang perlu dibubuhi adalah perjanjian distribusinya — satu dokumen, sekali setahun, bukan ratusan dokumen tiap minggu.

Beli di mana: lima portal resmi, dan berapa sebenarnya harganya

Peruri yang ditugasi negara untuk pengadaan, pendistribusian dan penjualan meterai, dan dalam mendistribusikannya Peruri bekerja sama dengan distributor — begitu bunyi Pasal 18 PMK 78 Tahun 2024. Lewat siaran pers 10/PR-PERURI/III/2026 tertanggal 26 Maret 2026, Peruri menyebut lima nama.

Kelimanya memakai tampilan portal yang sama persis, karena sistem di belakangnya satu. Yang membedakan cuma nomor bantuannya. Pilih yang paling gampang Anda hubungi, karena urusan kuota yang nyangkut selalu selesai lewat telepon.

Sekarang harganya. Rp10.000 itu pajaknya, bukan total yang Anda bayar — halaman resmi Bank Mandiri untuk layanan pembelian e-Meterai di aplikasinya menyebut harga itu "belum termasuk biaya layanan/platform", tanpa menyebut angkanya. Pencarian kami pada 16 Oktober 2026 tidak menemukan daftar biaya layanan resmi yang bisa dibuka tanpa login. Jadi baca totalnya di layar pembayaran sebelum membayar.

Yang bisa dipastikan cuma satu arah. Pajaknya sendiri sudah Rp10.000 per dokumen, jadi apa pun yang ditawarkan di bawah itu bukan harga meterainya.

Cara membeli dan memakai e-Meterai, langkah demi langkah

Urutan ini mengikuti panduan pengguna resmi yang diterbitkan Peruri untuk portal pembubuhan. Satu catatan sebelum mulai: jangan mendaftar di hari Anda butuh meterainya.

1. Pilih jenis akun. Ada tiga: Personal, Wholesale, dan Enterprise. Perusahaan sebaiknya langsung Enterprise, karena hanya akun induk Enterprise yang bisa menerbitkan tautan pendaftaran untuk akun anak — dan menonaktifkannya lagi kalau orangnya pindah.
2. Isi datanya. Untuk Personal: NIK 16 digit, NPWP 16 digit, nomor telepon aktif diawali 08 sepanjang 10 sampai 13 digit. Untuk Enterprise: data perusahaan plus unggahan TDP dan NPWP dalam format PDF maksimal 2 MB.
3. Tunggu persetujuan. Setelah aktivasi lewat email, akun Enterprise masih harus disetujui admin. Ini bagian yang tidak instan, dan ini sebabnya mendaftar mendadak selalu berakhir buruk.
4. Beli kuotanya. Masukkan jumlah keping, pilih Bayar, lalu sistem menerbitkan nomor virtual account. Panduannya menyebut pembayaran bisa lewat bank maupun tunai di gerai retail. Pastikan pop-up browser tidak diblokir.
5. Bubuhkan dokumennya. Isi tanggal dan nomor dokumen, pilih tipe dokumen dari dropdown, lalu unggah berkas PDF maksimal 4 MB. Geser gambar meterai ke posisi yang Anda mau, konfirmasi, lalu masukkan PIN. PIN ini dibuat sekali dan dipakai lagi berikutnya.
6. Unduh dan cek. Berkas yang sudah dibubuhi bisa diunduh dan otomatis dikirim ke email Anda. Buka aplikasi E-Meterai Scanner dari Play Store atau App Store, pindai QR-nya, dan nomor seri meterainya akan muncul. Kalau tidak muncul, ada yang salah.

Langkah terakhir itu yang paling sering dilewati, padahal paling cepat. Lima detik memindai QR memastikan dokumen yang Anda kirim ke klien benar-benar bermeterai.

Yang bikin e-meterai dianggap tidak ada

Ada satu kebiasaan yang perlu dihentikan di banyak kantor: menyimpan gambar meterai dari dokumen lama, lalu menempelkannya ke PDF baru pakai aplikasi edit. Secara tampilan hasilnya mirip. Secara hukum hasilnya nol.

Selain salin-tempel, ada empat kegagalan teknis yang berulang, dan semuanya terjawab di FAQ portal resminya sendiri.

• Unggahan ditolak. Berkasnya harus PDF asli dan maksimal 4 MB.
• Meterainya geser atau menutupi tulisan. Rasio halaman yang disarankan A4. Di luar itu posisi dan ukurannya bisa berbeda dari yang terlihat di layar, jadi sisakan ruang kosong di tempat pembubuhan.
• Pembubuhan gagal padahal berkasnya sudah naik. Hampir selalu karena kolom jenis dokumen belum diisi — kolom itu wajib — atau PIN-nya salah.
• Kuota berkurang tapi dokumennya gagal. Ini yang paling bikin panik dan paling gampang dibereskan: buka Riwayat Pembubuhan, cari dokumennya, pilih Bubuhkan Ulang. Portalnya menyatakan pembubuhan ulang tidak mengurangi kuota, dan boleh diulang sampai berhasil.

Simpan berkas PDF-nya, bukan cuma hasil cetaknya. Kode unik itu dibaca dari berkas, dan berkas itulah yang jadi pegangan Anda kalau suatu saat ada yang mempertanyakan keabsahannya.

Kalau dokumennya terlanjur jalan tanpa meterai

Ini situasi yang jauh lebih umum daripada yang orang kira, dan ada jalan keluarnya yang resmi: pemeteraian kemudian.

PMK 78 Tahun 2024 mengaturnya untuk dokumen yang bea meterainya tidak atau kurang dibayar, dan untuk dokumen yang akan dipakai sebagai alat bukti di pengadilan. Dokumen yang terutang sejak 1 Januari 2021 dibayar sebesar bea meterainya ditambah sanksi administratif 100 persen — jadi Rp20.000 per dokumen. Untuk yang terutang sebelum tanggal itu, sanksinya 200 persen. Pengesahannya dilakukan pejabat pos atau pejabat DJP.

Rp20.000 terdengar murah, dan untuk satu kontrak memang murah. Tapi angkanya per dokumen. Kalau yang luput tiga tahun perjanjian kerja sama dengan tiga puluh mitra, hitungannya berubah — dan itu belum menghitung waktu mengurusnya satu per satu.

Urutan yang kami sarankan ke klien karena itu selalu sama: bereskan dulu daftar dokumen mana yang memang objek bea meterai, baru bicara soal akun dan kuota. Daftarnya biasanya jauh lebih pendek dari dugaan awal.

Kalau dokumennya sudah terlalu banyak untuk dibubuhi satu per satu di portal, langkah berikutnya menyambungkan pembubuhan ke sistem yang sudah Anda pakai — ranah software house atau jasa pembuatan aplikasi internal.

Pertanyaan yang sering menyusul

Masih belum yakin mana dokumen yang perlu dibubuhi meterai, mana yang perlu tanda tangan elektronik, dan mana yang sebenarnya tidak perlu keduanya? Itu diskusi setengah jam yang bisa dimulai lewat konsultan IT Surabaya tanpa biaya.